Samochód służbowy - najczęstsze pytania

Użytkowanie samochodu służbowego w firmie wiąże się z przestrzeganiem ustalonych w danej organizacji zasad. Za co odpowiedzialny jest użytkujący auto przedstawiciel i jak zachować się, gdy dojdzie do nieprzewidzianej sytuacji drogowej, np.stłuczki? Przedstawiamy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Czy auto służbowe może być wykorzystywane przez pracownika do celów prywatnych? Jak to wygląda od strony podatkowej?

To, że samochody służbowe w firmach wykorzystuje się wyłącznie do celów służbowych, było i jest fikcją. Wystarczy, że przedstawiciel handlowy, kończąc pracę, w drodze powrotnej do domu zjedzie z trasy, by zrobić sobie codzienne zakupy. To jest już użycie samochodu do celów prywatnych. Z punktu widzenia prawa wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych stanowi dla użytkującego pracownika przychód. Jak jednak określić wysokość tego przychodu? Okazuje się, że jest to bardzo proste i zależy od pojemności silnika użytkowanego samochodu.

Wartość pieniężna podatku została bowiem zryczałtowana i określona na 250 zł miesięcznie dla wszystkich aut o pojemności silnika nieprzekraczającej 1,6 l. Wszystkie auta z większymi silnikami obciążone są ryczałtem w wysokości 400 zł miesięcznie. Istnieje jednak możliwość zmniejszenia tej stawki. Dotyczy to przypadku, w którym pracownik użytkuje samochód w trakcie miesiąca np. tylko przez tydzień. Wówczas kwotę ryczałtu można proporcjonalnie zmniejszyć. Pracodawca zobowiązany jest wliczyć taki zryczałtowany przychód do wynagrodzenia pracownika i odprowadzić od tak podwyższonej kwoty ZUS oraz podatki.

Czy pracownik użytkujący auto służbowe również w celach prywatnych odpowiada za uszkodzenia samochodu? Czy w takim przypadku można pociągnąć pracownika do odpowiedzialności finansowej?

Zgodnie z Kodeksem Pracy kluczową sprawą jest ustalenie tego, czy do uszkodzenia mienia, jakim jest samochód, doszło w wyniku „niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych”. Jeśli więc doszło do uszkodzenia pojazdu w wyniku kolizji, którą spowodował użytkujący auto pracownik, można do takiej odpowiedzialności pracownika pociągnąć. Odpowiedzialność za szkodę może być ponoszona tylko w granicach rzeczywistej straty, jaką poniósł pracodawca.

Wysokość obciążenia pracownika zależeć też będzie od tego, czy wina powstała na skutek umyślnego działania na szkodę pracodawcy, czy nieumyślnej winy pracownika. Jeśli więc pracownik uszkodziłby auto należące do pracodawcy celowo, wówczas musiałby w całości pokryć koszty związane z naprawą szkody. Sytuacja, w której dochodzi do kolizji, nawet jeśli spowodowana była ona przez naszego pracownika, jest działaniem nieumyślnym. W takim przypadku można więc pociągnąć pracownika do odpowiedzialności finansowej, jednak wysokość odszkodowania nie może przekroczyć wartości jego trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Czy pracownik zajmujący się w firmie pracą biurową lub zajmujący stanowisko menedżerskie, a korzystający z samochodu służbowego, powinien przejść profilaktyczne badania lekarskie właściwe dla kierowców?

W dniu 29 czerwca 2011 r. w życie weszły nowe przepisy dotyczące badań lekarskich kierowców. Od tej pory wszystkie zatrudnione osoby, które dysponują prawem jazdy kategorii A, A1, B, B1, B+E oraz T i kierują pojazdami w ramach obowiązków służbowych, a więc nawet pracownicy biurowi, którzy od czasu do czasu korzystają ze służbowego samochodu, będą musiały przejść konsultację okulistyczną, badania oceniające badania zmierzchowe i zjawisko olśnienia. Pracownicy powinni zostać też poddani szczegółowym badaniom wykluczającym cukrzycę i padaczkę.

Badaniom takim powinny poddać się osoby korzystające nie tylko z samochodu służbowego będącego własnością pracodawcy. Dotyczy to także sytuacji, w której korzystamy z własnego prywatnego samochodu, ale do celów służbowych. Obowiązek ten dotyczy także zleceniobiorców, którzy wykonując pracę, używają samochodu. Upraszczając, nowe przepisy dotyczą wszystkich kierujących pojazdami w ramach obowiązków służbowych.